BL.Formation : faciliter l’agrégation des besoins similaires pour constituer un plan de formation annuel dans les collectivités territoriales

Pôle RH.

La mission de BL.Formation

Chaque année, les agents territoriaux peuvent prétendre à des formations, ces formations sont envoyées aux gestionnaires de formation de ces collectivités. Il peut y avoir une quantité conséquente de demande de formation à compiler et classifier. Ces demandes de formations sont regroupées par demande similaire afin de facilement constituer des groupes de formation pour le plan annuel. Il s’avère que ce processus de regroupement est constitué de tâches répétitives et sans réelle plus-value pour les gestionnaires de formation. L’automatisation de ces tâches peut faciliter le travail des gestionnaires de formation pour se concentrer sur les arbitrages budgétaires et les informations complémentaires, nécessaires au plan de formation annuel. Ces tâches peuvent être automatisées avec l’intelligence artificielle.

Dans ce projet de fin d’études en Interaction Humain-Machine, il est question de développer une interface pour observer, manipuler et superviser les regroupements de formations constitués par une IA. En s’assurant que l’automatisation soit un avantage et non un poids pour l’utilisateur.

      Collaboration Humain-IA 

      Le domaine de l’interaction Humain-Machine vise à comprendre les capacités de l’humain et celle des systèmes pour trouver la meilleure interaction possible entre les deux. C’est pourquoi nous nous sommes posé la question suivante : « Comment assurer la collaboration entre l’Humain (gestionnaire de formation) et l’IA (algorithme de regroupement de formation intelligent) ? Cette problématique a guidé notre travail de conception centré utilisateur, mais elle a aussi aidé à communiquer avec les experts IA de la DRIT pour utiliser au mieux les technologies existantes. Cette réflexion avec les parties prenantes nous a amené vers des concepts de visualisation de données et de gestion de l’espace à l’écran (Figure 1) afin de faciliter la collaboration humain-IA.

      Figure 1 - Interface finale BL.Formation, une fois les groupements de formations constitués par l’IA. Zoom sur la barre d’outils à droite.

      Une telle interface permet à l’utilisateur de visualiser les résultats de l’IA : à gauche il peut consulter les détails des groupements dans une « arborescence » (ouverte sur la Figure 2) et à droite il peut avoir une vue d’ensemble de tous les groupements de formations dans une visualisation en « circle-packing ». Les groupements sont organisés par thèmes (couleur) que l’utilisateur peut renommer comme il le souhaite.

      Figure 2 : Composant d'arborescence pour BL.Formation

      L’utilisateur peut consulter le détail d’un groupement de formations en vue tableur (Figure 3) en cliquant sur l’icône tableur. La Minimap peut être dépliée à droite pour consulter à chaque instant l’ensemble des regroupements de formation ou les manipuler grâce à la barre d’outils.

      Figure 3 - Vue tableur d'un regroupement de formations avec la Minimap rétractable à droite.

      Afin d’améliorer les regroupements proposés par l’AI, l’utilisateur peut ainsi :

      • Comparer deux groupes de formations, pour consulter les différences (Figure 4).
      Figure 4 - Comparaison des vues tableur de deux groupes de formation
      • Fusionner deux groupes de formations, s’il estime qu’ils sont similaires (Figure 5).
      Figure 5 - Avant et après fusion de deux groupes similaires
      • Demander à l’IA de diviser à nouveau un groupe de formations en plusieurs sous-groupes, s’il estime que le nombre de demandes est trop important ou trop varié (Figure 6).
      Figure 6 - Avant et après division sur deux groupes similaires

      L’utilisateur peut à chaque instant exporter le contenu de son choix, que ce soit un regroupement seul ou alors l’intégralités des regroupements de formations pour constituer par la suite le plan annuel de formation.

      Valeur Ajoutée du projet par rapport au solutions existante

      Les fichiers de demandes de formation pouvant atteindre les milliers de lignes, BL.Formation évite au gestionnaire de parcourir l’ensemble du fichier de demandes et de filtrer sans arrêt les intitulés pour trouver des similarités. Par conséquent, l’application permet de gérer l’ensemble des groupements de formation pour plusieurs agents offrant ainsi un gain de temps considérable dans le processus de travail des gestionnaires.

      La visualisation de données interactive et la possibilité de modifier directement les données métier permet ainsi un collaboration Humain-IA très fluide. L’algorithme complexe permet de traiter un nombre important de données et de faciliter le travail du professionnel en s’intégrant dans son processus de travail habituel.

      Conclusion

      BL.Formation a pour mission de faciliter l’agrégation des besoins similaires pour la constitution d’un plan annuel de formation. Ces tâches répétitives sont automatisées par un algorithme d’IA. La supervision et la reprise en main de l’utilisateur sur l’IA est établie grâce à l’interface de BL.Formation qui permet d’observer, manipuler, contrôler les regroupements ainsi constitués.

      Il s’agit pour l’instant d’un prototype autonome, mais il a vocation à s’intégrer dans le projet BL.Assistant, une marketplace de robots interactifs. Ils aideront les gestionnaires de mairie dans toutes leurs tâches nécessitant de l’automatisation et un certain niveau d’expertise humaine. 

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